怦然心動的工作整理魔法：風靡全球的整理女王╳組織心理學家，首度跨國跨界合作

整理工作空間，我的人生就此改變　　◎麻理惠

    大學畢業之後，我進入一家人力仲介公司的業務部門工作。然而，加入職場的興奮喜悅很快就消失。新職員剛進公司遇到困難雖然很正常，但我的業績一直沒有起色。那一年錄取的十五個新人當中，我永遠是倒數前三名。

    我一大早就到公司，花一個又一個鐘頭打電話跟潛在客戶約時間碰面，趕去赴這些我好不容易敲定的約會，然後趁空檔列出更多潛在客戶。晚上就在辦公大樓的商店匆匆吃碗麵，吃完再回辦公室讀資料。我好像整天都在工作，卻又覺得一事無成。

    有一天，打完另一輪令人沮喪的業務電話之後，我長嘆一口氣放下話筒，低下頭，灰心地看著我的桌面，發現桌子一團亂，我猛然一驚。電腦鍵盤周圍堆滿過期的銷售單、寫了一半的合約、茶還沒喝完的紙杯、皺巴巴的茶包、放了一個禮拜的瓶裝水、潦草記下同事銷售祕訣的紙條、某人推薦但我還沒讀的商業書、少了筆蓋的原子筆、本來要用來釘紙卻忘在一邊的釘書機……

    我不敢相信自己的眼睛。怎麼會發生這種事？我從大學時代就開始擔任整理顧問，對自己的整理技巧充滿自信。如今，我的時間都被新工作占據，不但根本沒時間接整理顧問的工作，連打掃家裡的習慣都開始鬆懈。不知不覺中，我跟內在的「整理達人」漸行漸遠。難怪我會工作不順。

    我大受打擊，隔天早上我七點就到辦公室整理桌子。我使出這些年來磨練的看家本領和累積的知識，一個小時內就整理完成。我的工作空間立刻告別雜亂，變得乾淨清爽。桌上只剩下電話和我的電腦。

    我雖然很想說我的業績從此一飛沖天，但改變不會來得這麼快。然而，我在桌上工作的時候確實開心多了。需要的文件馬上就能找到，趕去開會前不會再找東西找得手忙腳亂，回到座位也能立刻投入下一件工作。漸漸的，我開始在工作中感受到更多樂趣。

    我一直很熱愛整理，也有一股「把家整理好，就能改變人生」的強烈預感。但現在我才驚覺，整理工作空間也一樣重要。坐在煥然一新的辦公桌前，我體悟到保持桌面乾淨會讓工作更有趣，我也會更愛這份工作。

 

想像理想的職場生活：用電影畫面呈現環境、行為與感受　　◎麻理惠

    整理的第一步，就是詳細確實地想像你工作的情形，同時問自己對什麼樣的職場生活感到心動，還有你重視工作上的哪些價值。這些都是成功的關鍵。

    每次說到這個主題，我都會想起美智子寫給我的一封信。她來上過我的整理課，是一家醫療器材製造商的員工。還沒整理之前，她的桌上總是堆滿一層層有如千層派的紙張。她寄來的信件標題是：「理想的職場生活達成！」信中她寫道：

早上才剛到辦公室，我就興奮不已。桌上除了手機和盆栽，什麼都沒有。我從架上固定的收納處拿出筆電和電線，把筆電設置好，然後把上班途中買的咖啡放在我最喜歡的杯墊上，再用薄荷香味的噴霧朝空中噴幾下，深呼吸之後才開始工作。一切東西都各就其位，所以我不用浪費時間找東西。東西用完之後我只花一秒鐘就能歸位。整理完已經過了兩個月，連我自己都不敢相信，我每天早上仍然那麼開心！

    美智子的信洋溢著喜悅，讀起來就像教科書上的經典案例。我之所以在這裡分享，是因為這封信包含了想像自己理想職場生活的關鍵。重點在於，用有如電影的鮮明畫面想像整理完後一整天的工作情形。畫面中應該包含三個要素：外在環境、你的行為，還有你的感受。想像你的辦公空間是什麼樣子，例如桌子乾乾淨淨，東西都收納整齊；你在那裡做什麼事，比方享受香醇的咖啡或聞到提神醒腦的香氣；你做這些事時的感受，或許是興奮、充實或滿足。

    描繪理想職場生活的鮮明畫面時，要把這三個元素視為一個整體。不過，最重要的是，想像你在理想的工作環境下的感受。閉上眼睛，想像早上你走進辦公室的畫面。如果你腦中沒出現任何畫面，就想像美智子說她走到桌前的情景，然後觀察自己的感受。你的心跳有加速嗎？有感覺到一股開心的暖流在胸口蔓延開來嗎？

    當我們想像每個細節，甚至連情緒引起的生理反應都不放過時，不只會形成理性的認知，理想目標也不再遙不可及。這麼一來，維持這種狀態的渴望自然會變得強烈，幫助我們保持動機。

    想像理想的職場生活對整理非實體雜物也很必要。例如，當你在整理電子信箱時，想像自己希望如何處理來信，然後想想收件匣裡有多少信件對你來說最剛好。整理時間時，想像每種工作需要的時間，還有你做這些工作時的感受。從不同角度重新審視這些理想狀態，例如生產力、效率，還有你跟團隊成員的關係。唯有根據明確的理想工作模式來設定整理目標，你才會以正確的心態展開整理工作。

 

對工作沒有心動的感覺，就該換工作嗎？　　◎麻理惠

    藉由整理，你自然而然會磨練出辨別什麼事物讓你心動或不心動的能力，這份敏感度也會延伸到各種事物上。我知道很多人整理完工作空間之後就換了工作，或是辭職去創業。

    聽到這種例子，大家常會問：「我對目前的工作沒有心動的感覺，我應該立刻辭職，去找別的工作嗎？」瑜就是其中之一。她在一家食品製造商工作，整理完住家和工作空間之後，她發現自己真正心動的事是做飾品。

    「公司給我的薪水很好，」她告訴我，「但我每天回到家都筋疲力盡，工作實在不有趣。我在想，當配件設計師自己創業會不會比較好，還是我應該轉去製造配件和手工藝品的公司工作。」

    客戶來問我這類問題的時候，我第一個反應是鼓勵他們選擇自己心動的一條路。然而，瑜對於這點的感受有點複雜。「當配件設計師無法養活自己，」她說，「我也沒看到真正吸引我的公司。」

    我接著建議她去做工作分析。我鼓勵她檢視目前工作的不同面向，判斷哪些部分讓她心動，哪些沒有。我也請她確認自己是否能夠掌控這些面向。

    幾個月後再見面時，我很驚訝她變了很多。她看起來開心，也放鬆多了。她告訴我，評估過自己的工作後，她決定暫時按兵不動。「檢查過那些自己不心動的面向之後，」她解釋，「我結果發現很大一部分跟尖峰時間通勤有關。通勤很累人，於是我開始早一個小時進公司，這大幅降低了我早上的疲勞程度，工作起來有效率多了。」

    「另一個因素是我對某個客戶真的很反感。我鼓起勇氣去找老闆商量，後來工作換由另一個人負責。改變我能改變的事之後，我減少了很多把我的工作樂趣吸走的事。現在我真的很喜歡我的工作。當然不是所有層面都讓我心動，但我發現最適合我的工作—生活平衡，就是擁有令人滿意的薪水，業餘又能追求我對配件設計的熱愛。」

    如果你跟瑜一樣，正在猶豫該不該換工作，我鼓勵你先分析目前的狀況。工作上遇到困難時，無論是跟同事或客戶的關係，或是工作上的職務分配，問題往往不只由一個因素造成。我們有必要一一查看並處理這些因素。工作目前有什麼讓你心動，什麼不感到心動？什麼可以改變，什麼不行？客觀看待你目前的狀況和處理方式，思考要怎麼做才能實現自己心動的工作模式。或許你可以做一些事改善目前的狀況。

    無論你最後的決定是留下來、找新工作、辭職，還是自己創業，評估和看清目前的現實，都是採取下一步驟之前最好的準備。這是我從整理中學到的寶貴一課。採取新步驟總是少不了要放棄一些東西，跟某些事物道別，所以先做好心理準備才那麼重要。諷刺的是，或許是因為壓力的關係，當我們用不屑的眼光看待自己不心動的事物，懷著「不想要」或「不需要」的心情把它們丟棄時，最後的結果卻可能是購買更多類似的東西，重複面對類似的問題。

    所以當你決定丟掉某些東西時，要著重於它曾經對你的幫助，懷著「感激它曾經跟你有過深厚關係」的心跟它道別。你對物品發出的正面能量，日後將會吸引令人心動的新關係來到你面前。考慮換工作時也適用同樣的原則。從正面的角度、懷著感激之心檢視你目前的工作，認知到「工作或許很難，但仍然讓你獲益良多」，例如體悟到拿捏人際距離的重要，或是多虧這次的經驗你才能找到適合自己的工作方式。這種態度會引導你在下個階段找到適合你的工作。

 

【史考特的組織心理學家工作術】放掉過去，享受未來

    我們常用自己心裡最大的恐懼、焦慮、過去的失敗經驗，還有他人的批評，塞滿自己的心。雖然大多數人的正面經歷都比負面經歷多，我們記住的卻都是負面經歷，而且這些經歷對我們的心理健康有巨大的影響。當我們開始自我批評時，自信心就會降低。執著於真正的或想像的失敗，未來就會真的走向失敗，因為我們滿腦子想的都是自己的「缺陷」。這樣也更難追求理想的工作—生活或是任何目標，因為老是想著過去的錯誤，還有害怕未來又再度犯錯。別再浪費腦力思考過去、拿自己擁有的或做的事跟別人比較，或是一直想著上週犯的錯。想要拋掉負面想法時，把它寫在紙上。藉由想著那件事，表達你對它的重視，並從中學到教訓。問自己如果把這看成學習的機會，它能如何幫助你成長？然後把紙丟掉（撕掉、燒了、埋了都可以），想法就會隨著紙張消失。你從中學到教訓，留住了經驗，丟掉了自我批評。

 

利用電腦桌面為自己充電　　◎史考特

    電腦桌面應該是個特別的地方，但對很多人來說卻是垃圾場。桌面常常一堆只用過一次的下載檔案、以前的照片或遺忘的文件。我的桌面曾經滿到連檔名都看不清楚！每次登入電腦，迎面而來的就是一團混亂，而且桌面上的東西幾乎都很久沒用了。

    把你的電腦桌面改造成有助於你完成工作及怦然心動的地方。

    電腦桌面上可以放你得盡快處理的文件，例如要讀的報告、今天要做的簡報，或是未付帳單。我還會在電腦桌面上放一個「心動」資料夾。對我來說，裡頭可能放了我引以為傲的論文、最近的教學評鑑，或是我受邀演講的影片。每次我發表新論文、教新課程或到新場合演講，我就會更新裡頭的檔案。另外，我也還會放一張最近的全家福照。最後，選一張對你有鼓舞效果的電腦桌布，營造令你心動的背景。

 

【麻理惠的怦然心動工作魔法】我的電腦桌面

    我的電腦桌面上只有一個名為「存檔」的資料夾，還有當天要用的資料，例如照片。

    我把電腦桌面視為一個工作空間，就跟辦公桌一樣，所以只放我馬上要用的東西。「存檔」資料夾則是像我的檔案櫃，裡頭有兩個目錄，一個是「文件」，一個是「照片」，此外還有一份我得盡快看過的資料，以及往後幾天要用的照片。「照片」目錄下則是我不久後的案子想放的照片。

    「文件」下有電子檔案、PowerPoint簡報和PDF檔。我熱愛整理和收納，所以兩個類別都各有自己的子資料夾，不過其實沒必要分那麼細，只要搜尋關鍵字，就能輕易找到你要的檔案。

    不過，「照片」下的分類就非常重要。下載照片時，檔名通常都很難辨識，搜尋起來也更加困難。不過，我也不建議一一更改檔名。所以最好的方式就是：根據用途把照片存進不同的資料夾。以我來說，我的照片就分成「整理的照片」「書封」「IG照片」「部落格照片」幾個子資料夾，裡頭都是我暫時存下來以備工作上使用的照片，工作完成後就會刪除。

    乾淨的電腦桌面給人的心動感覺很容易上癮。不過我必須承認，直到最近我才開始注重電腦桌面。有天我在咖啡館用筆電工作時，有個書迷過來找我說話。當時我的電腦螢幕亂到我覺得很不好意思，從此以後我都會維持電腦桌面的乾淨整齊。

    按照最適合你的行業的方法來為電子資料夾分類。以上的想法只是供你參考的小訣竅。