外商超強簡報術：簡報的好壞取決於訊息

簡報是全球共通的語言！容易理解的投影片，能夠快速、正確且省力地推動事務進行。

小書靈編輯今天要跟大家介紹，長年在國際顧問集團教導新進人員「容易理解的投影片製作術」，簡報專家山口周的《外商顧問公司的超強簡報術》。

為什麼要特別提外商顧問公司呢？

因為顧問公司比其他業界厲害的，就是簡報的製作技術。顧問業界之所以能在簡報製作技術上發展得特別純熟，原因有以下兩點：

第一點很簡單，對顧問公司來說，簡報是換取高額顧問費的一種「商品」。而我們拿來當成收取高額顧問費的對價服務正是「建議」，利用的媒介則是「簡報」，因此基於職業道德上的壓力，無論如何都要提升這方面的品質。

第二個理由則是，顧問這一行說穿了，就是對「忙碌的客戶」提供「難題的解決方法」，並且協助客戶執行。要把非常複雜的概念在簡短時間內說明給客戶了解、接受，需要高度的視覺化技能，以及將龐雜的數據資料和概念，化為容易了解的視覺呈現。

在這兩項需求下，顧問業界於是發展出非常頂尖的簡報製作技術。而對眾多必須站在國際舞台上工作的商務人士而言，這些技術同樣是重要的。

全球共通的組成要素與版面準則

在製作簡報時，首先我們必須掌握構成簡報的組成要素與版面。

作者一開始是在電通廣告公司工作，後來換到波士頓顧問集團（以下簡稱BCG）、科爾尼管理顧問公司（A.T. Kearney）等外資策略顧問公司，目前則在合益集團（Hay Group）協助企業客戶發展組織與開發領導力。有關簡報的組成要素與版面，其實不管在哪個國家或哪間公司都大同小異，沒什麼差別。也就是說，簡報具有全球共通的普遍性，只要你學會了製作方法，不管走到哪個國家或哪間公司，都能派上用場。

組成要素共有六項

①訊息

你在這份簡報裡最想說的事。

②圖表、概念圖的標題

支撐訊息基礎的分析、資料與概念圖的標題。

③圖表／概念圖

圖表是「把數字視覺化的圖說」，概念圖則是「把概念與關係、結構視覺化的圖說」。在國外提到「概念圖（Chart）」時，指涉的對象通常還包括了圖表（Graph），可是基於整理方便的考量，我在書裡把圖表跟概念圖分開來談。概念圖有時可使用照片或視覺意象來製作。

④備註

有助於理解內容的留意事項。

⑤出處

分析中所使用的資料、訪談、報導出自哪裡。

⑥頁碼

其中第⑤項「出處」很容易被人忘記，可是出處是證明簡報所引用資料具有可信度的唯一依據，是一份簡報中非常重要的元素。如果你在簡報中引用了其他地方的資料，一定要記得標明出處。

．文字大小至少12p，每則訊息控制在兩行以內

．一張投影片只放一個訊息

．訊息字數控制在30字左右，長一點的句子控制在60字以內

．一開始先從圖表或概念圖下手，簡報就「掛了」

．和歐美人士開會時，簡報的「資訊出處」很重要

好訊息的三大條件：簡報的好壞取決於訊息

看到這裡，讀者應該清楚了解訊息之於簡報的重要性了吧？沒錯，製作簡報時，清楚表達「你到底想說什麼（訊息）」是一件很重要的事。反過來說，一份好的簡報所表達的「訊息一定要清楚明確」，同時有極具說服力的圖表和概念圖來支撐它。

現在先來解釋什麼樣的訊息才是「成功的訊息」，以及如何寫出這樣的訊息。

首先說明成功訊息的條件如下：

條件① 一張投影片只放一個訊息

條件② 意見清楚明快（＝設定立場）

條件③ 簡短（＝重點明確）

條件①一張投影片只放一個訊息

請大家記得，一張投影片只能擺一個訊息。就像我之前說過的，在製作簡報時，「訊息」是比什麼都重要的元素，所以沒擺上任何訊息是無法讓人接受的作法。可是放眼當今商場，還是有很多沒有訊息的簡報被大量生產出來。既然沒寫任何訊息，那就意味著沒有任何「想傳達的事」，也就是說，沒有任何事情需要溝通，這已經不是簡報製作技術這種層面的問題了，而是更深層而根本的議題。

另外，也要請大家避免在同一張投影片裡傳達兩項以上的訊息。在進行簡報時，簡報者的說明速度必須跟聽者的理解速度同步，如果你在同一張投影片裡塞進兩種以上的訊息，會干擾到聽者的理解節奏。我們所追求的是連續性地、藉由一張張投影片傳達一則又一則的明確訊息，讓聽者能跟上我們的講解速度。

因此請記得，每一張投影片只能有一則訊息。

條件②意見清楚明快（＝設定立場）

第二件請大家注意的是，「意見要清楚明快」。這是傳達訊息時最重要的一點，也是我在二十幾歲時、從親身經歷中深刻體認到的經驗。

一九九○年代中期到後期這段時間，頂尖廣告公司電通在各大比稿中，一次又一次輸給了博報堂。我想現在應該已經過了追訴期，我就坦白說吧—當時我在兩家公司的行銷企畫部門都有熟人，因此弄到這兩家公司的比稿提案書來比較。現在想想，當時那樣的舉動真是危險。總之，我比對了大概七份左右的提案書，發現電通跟博報堂在這些戰役中最大的不同點，在於他們所提出來的「意見明快」程度不同。

博報堂的提案書裡，每一頁都清楚闡明他們「想說什麼？」「想提出什麼建議？」相對之下，電通的提案書裡只有「顧客分析結果」「市場區別分布圖」等等，簡報裡只寫了圖表跟概念圖的標題，至於想從這些分析跟資訊裡提出什麼建議，則連一個字也沒寫。也就是說，他們並沒有從分析的結果裡提出建言，只是「把分析出來的內容寫下來而已」，落入了這種典型的失敗模式。

請大家看一下圖4。這張投影片提供的訊息是「就兩百多家門市進行的營業利益率與銷售成長率分析」，內容則是以營業利益率與銷售成長率製成的散布圖。

的確，它符合「一張投影片＝一則訊息」的前提要件，可是它想表達的訊息真的如字面所述嗎？從它的分析結果中，我們可以發現很多門市的營業利益已經出現赤字，其中甚至有不少門市連營業額都出現負成長，看來沒什麼希望轉虧為盈，既然如此，這張投影片的標題應該改成「關閉營業赤字與負成長門市，將資源分散出去」才對吧？

「訊息曖昧、立場不清」是個很容易落入的陷阱，我想所有人幾乎都掉進去過一次，而大部分的人都沒辦法爬出來。為什麼？簡單來說，就是缺乏勇氣。

從某些資訊提出「果斷」的建言，其實很需要勇氣。如果只是把分析出來的結果提供出去，而不提出建議或解釋，這種態度則是「把解釋權交給對方」。至於為什麼要把解釋權交給對方？當然是因為擔心雙方對於事情有不同的解讀而發生摩擦，也就是說，其實是想討好對方，所以沒辦法解釋。然而不解釋，便無法提出清楚的訊息；不提出訊息，於是就輸掉了比稿。

如果想阻止這種惡性循環，就必須解釋你手上的資料，大膽提出建言，用力表明「我是這麼想的」。究竟要往右或往左？態度要清楚。也就是說，必須要「設定立場」。

我發現很多年輕人雖然「會做分析，但不會設定立場」，這真的很可惜。如果不設定立場，這些輔助性的分析就沒辦法讓你看清楚下一步該往哪裡走。

「設定立場」等於是向立場相反的人提出挑戰。而為了要打贏這場仗，你會拚命鞏固自己的立場。因此，設定立場跟成果的品質好壞之間，有著非常基本的關連。

條件③簡短（＝重點明確）

最後一個條件是簡短。訊息的字數請控制在三十個字左右，長一點的句子也請控制在六十個字以內。

以三十個字來說，如果你用的是20p大小的字體，大約會占A4投影片的一行左右。或許你覺得一行好像很短，不過我收錄在這本書大約一百張的範例中，只有十張左右的訊息長達兩行，其他九成都只靠一行字就清楚闡述了它們的理念。我想，你應該看得出「一行」絕不是不可能的事。

如果你的訊息無論如何就是沒辦法在兩行內結束的話，可能是「你想表達的重點還不夠清楚」（違反條件②「意見清楚明快」），或者「你把太多資訊擺在同一張投影片內」（違反條件①「一張投影片只放一個訊息」）。如果是前者，你有必要重新思考「想傳達的訊息到底是什麼？」如果是後者，就要把訊息切成兩半，分成兩張投影片來講。

小書靈編輯製作過的PowerPoint也不少，但看了作者詳細說明了各種技巧與原因，會發現平常做的簡報忽略了很多「基本」要素。簡報不是自我滿足的工具，作者一直強調的「聽取簡報者的心理」，你有沒有做到呢？

稱這本書為「史上最強簡報製作教科書」，應該當之無愧！

本文整理自《外商顧問公司的超強簡報術：圖解表現的23種技巧》

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