明天要跟外國人開會怎麼辦？七個菜英文拚過去的辦法！

（上圖：flickr John Benson, CC license）

曾任孫正義的秘書長，三木雄信跟一般非外商的上班族一樣，生活跟英文完全無緣。英文能力如此平凡的他，因為進到孫正義的社長室工作，開始需要大量的英文聽說能力，在工作忙碌之下，他還是能靠短短一年的學習，培養出不需透過口譯人員跟外國人溝通的英語能力。

怎麼辦到的？這是三木雄信最簡單的方法。

英文還不到頂尖程度，久久才會跟外國人開一次會時，三木雄信有一套

「拚一個晚上」也能熬過來！ 撐過明天英文工作的七個技術　



工作術０１　在英文交涉、簡報時，請務必準備「小抄」

工作術０２　會用到的專有名詞，先整理成一張A4紙

工作術０３　劈頭就清楚說出你最想說的話

工作術０４　充分活用白板。特別小心數字！

工作術０５　不靠口譯人員。用自己的方式說英文，說得爛也沒關係

工作術０６　以事前準備和開放式問題，輕鬆克服難度最高的「閒聊」

工作術０７　關於自我介紹的兩個祕訣

在此先透露其中救急奧妙的三招！出自《工作忙又沒海外經驗，只花1年就練好英文》


工作術０2  會用到的專有名詞， 先整理成一張A4紙

有一種事前做好就能派上用場的單子。 那就是「專有名詞單」。

在商場上溝通時，一定要知道該業界的專有名詞。我說「不需要學單字」，指的是一般的單字，但專有名詞如果不特別準備，就沒辦法對付了。因此，我和外國人開會的時候，也會將預測可能會用到的專有名詞，寫在一張A4的紙上。

即使是一般字典上沒有的專有名詞，只要買本專業書籍，或是在網路上搜尋一下，就能獲得非常多的必要資訊。舉例來說，只要使用線上字典導覽網，或是大英百科全書線上繁體中文版就能查到相當專業的用語，十分方便。輸入想查的字彙，再用滑鼠點一下，就能從一次搜遍商業、電腦、保健、學術等各種領域，並以英文對照出來提供檢索。我擔任軟體銀行的品質管理部長時，買了一本彙集英文品質管理相關專有名詞的書，我都會從這裡找出要用的單字。

「High temperature storage test／高溫保存測試／測試攝氏溫度一百五十度下放置一千小時的耐熱性」—就像這樣，依照「英文／中文／意義」，簡單整理在紙上。 這可說是編輯一本自己專用的迷你字典。

雖然我都只在開會之前拚一個晚上製作單子，可是不把這些單字記起來，就沒辦法熬過隔天的會議，所以不管願不願意，腦袋都會背下來。 在重複這樣的過程之間，我的字彙量便自然而然地增加了。不靠單子也能用的單字越來越多，事前準備就不需要花費太多時間了。

模擬示範：（以A4方格筆記為例）

明天要跟Caine車廠開會，平常沒研究車子，從萬用英文辭典中把車子有關的專有名詞記錄下來，三欄分別寫下Car/Motor/Bike的名詞，會議當場提到某些術語，例如carburetor（化油器）至少有印象是在講什麼東西。

看聰明人的英文筆記這樣做

交涉、會議、簡報……無論在什麼場合，只要得說英文，各位讀者就一定要注意一件事。 那就是「劈頭就說出你最想說的話」。

英文的口語能力還不夠強，所以話拖越長，就越容易陷入語無倫次的泥沼。對英文能力還沒有自信的人，就更必須思考「該如何用最簡短的話告訴對方」。

這樣的話，就先決定「我今天只要能說出這件事就好了」，然後一開口就先說那件事即可。我在第四章提到「養成平時也從結論開始說的習慣」，說英文時更要徹底實踐這一點。

關於引導出來結論的背景和根據，只要因應需求，之後再補充說明就行了。  如果是跟我前面舉出的台灣工廠交涉，就要一開始就先清楚說：「我提議派遣品質管理團隊到貴公司的工廠去。」只要這麼說，至少對方會了解我們的問題意識。

他們應該會察覺：「看來我們工廠製造的產品有問題，這個人想要解決問題。」 相反的，如果曖昧地從「最近貴公司的工廠有沒有出現什麼問題？」開始說，話題就會不斷被支開，恐怕很難靠自己控制對話。這麼一來，無法光靠自己的英文能力應付的內容，當然也會增加。對於還沒學會「派得上用場的英文」的人來說，這絕對是大家避之唯恐不及的情形吧。  正因如此，從結論開始把話說死，掌握議論的主導權，是非常重要的。這樣不僅能讓接下來的對話都在限定範圍內，議論也不會跑到意料外的方向。以結果來說，就能將我們需要說的英文壓低到最小限度。

學到相當英文程度之後，大家要從前言開始說也沒關係，但我想大半的人應該都沒有這樣的餘力。正因為自己的英文還不溜，我們更該徹底實踐「從結論開始簡潔地說」。  

工作術 ０4充分活用白板。 特別小心數字！

使用商用英文會話進行交涉或會議時，必須頻繁地跟對方確認自己的理解是否正確。 因為，如果在聽錯或會錯意的情況下繼續談下去，就有在之後發生極大問題或錯誤的危險性。而在確認的時候，我建議大家活用白板。

即便口頭上反問：「你剛才說的是什麼意思？」如果又聽錯對方的回答，或是對方用更複雜的英文回你話，你只會越來越不知道對方在說什麼。因此，請大家利用簡單的圖表或插畫表達「你剛才說的話，我是這樣理解的」，用「What you're saying is that~?」（你說的是這個意思嗎？）來跟對方確認。

圖表或插畫跟英文能力沒有關係，所以大家應該畫得出來。

假使是根據成立新公司，而討論新公司和舊公司的關係，大家可以畫出兩個四方形，一個寫「old」，一個寫「new」，這樣大家就知道是「舊公司和新公司」了。接下來只要用箭頭等符號來表示兩者之間的關係，詢問「是這個意思嗎？」即可。

白板的好處，就是可以輕易擦掉重寫。當會議持續進行，討論內容越來越深入，白板上也會不斷反映這些內容。孫社長也常常利用白板圖示討論的內容，和當場的人們共享。他知道口頭溝通很難完全理解彼此的意思，所以在不容出錯的事情上，都會請對方用眼睛確認。 順便告訴大家，孫社長的作風就是不管是英文還是日文，在開會、集體研討的時候，一定會徹底活用白板。

任職於軟體銀行社長室的時代，當孫社長要在成立新服務或收購企業時做簡報的時候，大多都是由我製作簡報資料或演講稿。這些時候，孫社長也都是先從面對白板，畫圖對我說明「我想成立這樣的事業」開始的。  

足以致命的「數字」容易搞錯，一定要寫出來確認

尤其是關於數字的內容，我強烈推薦大家寫在白板上逐一確認。 就算英文能力有相當程度，將數字換算成英文還是很困難，數字越大，就越容易混亂。 我們日常的數字單位會在每隔四位數時，將單位變換成「萬」「億」「兆」；英文則是在每隔三位數時，將單位變換成「thousand（千）」「million（百萬）」「billion（十億）」。

因此，要把聽到的英文數字迅速轉換成日常習用的單位，是非常複雜、令人頭痛的。 正因為容易搞錯，大家絕對要寫在白板上，跟對方確認。此時別忘了一定要寫下單位。 當對方說要「出資一百萬」時，單位是美金還是台幣？價值可是完全不同。

如果是我的話，一定會在白板上寫「1 million US$」，然後確認：「出資額是這個數字嗎？」商場上出現的數字，很多都是關乎金錢、成本的重點，要是搞錯了，就會造成致命的錯誤。這是絕對不容許出錯的場合，因此直到現在，只要談到數字，我都還是會徹底實踐把數字寫下來確認的作業。

另外，不擅長數字的人可以在事前準備的英文交涉單或場合句型單上，先把重要的數字寫下來。因業界不同，有時候還會出現「特殊單位」，所以必須先查出來。  在交涉或會議的最後，最好把當天同意的事項條列出來，和對方共享。如果內容有錯，對方就會幫忙訂正，這樣就不會把錯誤帶到下一個階段了。不讓英文溝通發生問題的訣竅就是「小心謹慎」。

本文出自孫正義秘書長──三木雄信（Miki Takenobu）

《工作忙又沒海外經驗，只花1年就練好英文》