AI驗證！最強PPT製作法：照做就對了！提案成功率94%

＜序章＞

訪談826位決策人員，以AI分析5萬多張資料得到的結果

為了製作出能夠打動對方的資料，我認為必須有明確區分出「這樣對方會被打動」「這樣子並不會被打動」的資料。因此我將這些資料以AI程式分析過後，將結果告訴大家。

自全國收集來的5萬多張簡報資料

製作資料的目的，並不在於將設計做得非常洗練、也不在於有邏輯地告知對方內容，而是要讓對方如自己所想的進行下一步。

設計或說明手法都只是手段。讓對方看過資料之後，若只有「這資料真棒。就這樣」的話是不行的。沒有打動對方就沒有意義了。

如果是提案給顧客的資料，那麼目的就是希望對方能夠理解內容，並且決定採用、使用資料中說明的事物。如果是公司內部共享的資料，那就是決定要在何時及如何使用那份資料，順利的話才能說是成功。

也就是說，提出的資料希望對方如何理解、如何走下一步，這些事情若沒有先設定好，就沒有達成原先的目的。

如果對方被打動了，那你就有了工作成果、你所面對的那個公司內部問題也得以解決，一切事情都能如你所願順利的執行。

那麼，應該如何打動對方呢？

知道答案的人，當然就是「對方」，也就是提交資料的對象。

有了這樣的想法後，我便花費了數十萬的預算，開始接洽全國具有決策權力的826位商務人士。

之後我給他們看過大量相同的資料，詢問他們「哪份資料會影響你做決策？」「哪份資料有可能會影響你的行動？」

最後我與526間公司、橫跨14個業種、13類部門，總共826人見了面，這些人的職稱有經營者、執行經理、部長、課長等，是持有預算及具備決策權力者，為公司內外「決定」各種事情的人物。當中我甚至借閱了必須簽下保密協定、對於實際決策有極大影響的簡報案例。

另外我也請與我有業務往來、協助他們革新工作模式的26間公司幫我收集「頂尖業務人員獲得大型訂單時使用的簡報資料」「成功說服反對派的簡報資料」「在董事會議上獲得稱讚的簡報資料」加以彙整分析。

收集到的資料共有5萬1,544張、訪談決策人員意見時間超過700小時。

之後又使用各公司的AI服務（Amazon的AWS、Microsoft的Azure、Google的GCP、IBM的Watson）進行分析，導出能夠打動對方的簡報資料「獲勝模式」。

另外，為了確認該模式是否確有其效果，我也請9間客戶公司共4,513人進行為期兩個月的實證實驗。

使用與從前相同的提案資料，並且應用這個「獲勝模式」來製作PowerPoint資料，然後使用該資料進行商務會談。

結果這4,513人的會談成功率平均提升了22%，同時，他們製作資料的時間比先前平均降低了20%。

如何使用AI進行分析？

本次調查運用了四種AI程式。

訪談方面在獲得許可後進行了錄音、錄影，並以Google的Speech API將錄音檔轉成文字。錄影檔則使用Microsoft Azure Cognitive API來分析情緒。文字檔使用IBM Watson的文字挖掘功能來分析種類、傾向。投影片資料手動轉換為圖片，以Microsoft Azure分析圖片、並使用Amazon Web Service的Deep Learning來導出獲勝模式。

藉由使用多家不同公司的AI來提高分析的精確度，藉此精粹出「能夠一次讓人說出OK的簡報」之特徵及傾向。以下介紹實際進行AI分析時的三步驟。

＜AI分析步驟1＞

首先要收集各式各樣的投影片資料。接下來根據訪談決策人員的情報，來為資料標上可打動人心、可驅使人行動，或者非此類資料的標籤。另外，在訪談的發言中也會將表示開心或怒氣的語言區分出來。

＜AI分析步驟2＞

挑選出標上成功標籤的資料，找出其特徵、共通點（文字數、經常使用的關鍵字、色彩數量、圖片使用頻率、圖片及圖示用量多寡等）。除了「可打動人心的資料」外，也會分析在訪談當中經常被提及的話語，以及提及該詞句時的情緒。

＜AI分析步驟3＞

比較「可打動人心的資料」與「無法達成目標的資料」這類分析，例如，「能夠打動人心的資料當中，1張投影片的文字量平均在無法達成目標的資料之1/3以下」。要了這個分析法則（演算法），就可以簡單判斷出作好的資料是否能夠打動人心。

什麼是使用AI導出的「獲勝模式」？

依據此調查及分析的結果，得知決策人員會採用「與製作者不同的觀點」來看資料，製作者耗費時間、費工夫處理的部分還可能得到反效果。也就是說，大多數耗費時間作出來的資料都無法打動對方，也無法留下成果。

整理後得出以下三大重點。

＜訪談調查與AI分析後得到的真相＞

1. 難以理解的資料10秒就會被丟在一邊
2. 不同職位者重視的要點也不相同
3. 數字與簡潔的用色能震撼人心

接下來依序說明。 

1. 難以理解的資料10秒就會被丟在一邊

我在微軟擔任PowerPoint事業部負責人的時候，經常需要回答客戶提出的問題，像是「我想要製作讓人容易理解的投影片，應該怎麼做才好？」「這份資料是哪裡不妥了？」等，在透過訪談了826位決策人員後，我重新了解「難以理解的資料」的特徵。

極端一點來說，「難以理解的資料」，就是「資訊量過多」的資料。

除了文字以外，如果將顏色、圖示、箭號等製作者覺得還不錯的大量資訊都放到資料上，反而會造成反效果。

資料上的訊息會透過五感進入大腦，而五感當中最具魄力的便是「視覺」帶來的訊息。就算我在演講時拚了命講到喉嚨都沙啞，聽的人仍會忘記我說了些什麼。也就是說，最好先思考以視覺讓資訊進入對方頭腦的戰略比較妥當。

另一方面，被舉出是「資料難以理解」的案例，有69%以上都是15秒內就被指正。

因此我們可以提出一個假設，就是無法在10秒內判斷是「容易理解」或「難以理解」的，就是「難以理解的資料」。

根據此假設，我們請4,513人進行實驗，結果「容易理解的資料」與提交對象讚許的資料，對比其他資料的成交率，約有2.2倍的差異。

在此調查中我們得知，只要在看到資料的最初10秒進行判斷，若是「容易理解的資料」，那麼打動人心的機率就會上升。

2. 不同職位者重視的要點也不相同

在訪談上至社長下至課長等各階層的人員時，發現不同職位看待資料的方式、判斷的方法也各有不同。

此外，職位相同但業種不同的人，他們的決策方式傾向一致。

下圖顯示的是經營者至工程人員的決策方式及興趣喜好。

舉例來說，最上面的經營者其實並非以邏輯，而是以情感來判斷事物的。

在公司這艘船上掌舵的經營者，目的當然是要追求利益，使股東能夠回收成本。

但是，他們在決定事物的時候，並不一定是針對投資效果等進行判斷。由於比起其他職位的人員，經營者要以更加長遠的觀點來看待事物，因此會更重視那件事（提案）能帶來什麼改變，也就是它未來能創造出什麼樣的價值。

經營者重視的是「情感價值」，這與去除痛苦、解決問題的探究不同，而是放眼在未來的喜悅能夠有所增加。

也就是說，若資料要提交給經營者，就必須考量：

‧與其從1到10完整說明邏輯，不如增加能深刻影響情感的事物
‧由於多半是為年長者所製作，所以字體要大、字數要少

這樣比較容易「一次OK」。

採用以上手法，就可以配合對方來做有效的準備，比方說「高級董事是理論派，因此採用數據與事例的邏輯解說來進攻」「開發者喜歡白紙（技術文件），因此投影片上只簡單說明，然後引導他們『詳細資訊在補充資料裡』會比較好」。這類手法會在106頁詳細說明。

另外，若是每次都要根據對方的屬性而變更製作資料的方式，會導致效率下降。

因此最好的辦法，就是打造出所有屬性都能有所迴響的規則，並且依該規則來製作資料。

舉例來說，不管是哪個屬性，都傾向討厭投影片資訊量過多。

這就是方才已經說明過的，這種情況會被定義為「難以理解的資料」。若是對方看見文字量多的投影片，非常遺憾的，這會令他覺得疲憊，並不想再繼續看下去，結果自然無法讓對方了解內容。

能夠打動所有屬性的獲勝模式，會在第1章中詳細說明。

3. 數字與簡潔的用色能震撼人心

要打動決策人員的心，重點在解決課題與感情價值。

課題解決是指消除目前感受到的疼痛；而感情價值則是實現未來的理想樣貌，感受到這兩項魅力就能做出決策。為了使對方能夠接受，可想而知使用數字將會是有效的作法。

為了檢驗此一假設，在以4,513人為對象的實驗中，也請參與者盡可能使用數字來展現業績及調查結果。

雖然無法證實有直接的因果關係，但畢竟最後結果中成交率確實提升了22%，想來數字造成的影響可能性頗高。

尤其是在開頭的自我介紹（公司簡介）中，如果能以數字來說明業績獲取信賴，然後再根據說明用數字來表示將提供對方的價值（利益或效果），對方通常都能接受，最後再整合說明，如此一來打動對方的可能性又更高了。

另外，決策者通常會在剛開始說明資料時，就決定其方向性。接下來會確認他的想法是否正確，或者其實並不正確。而在對方的確認作業中，最需要的就是接受度。也就是想要客觀性確認自己的認知正確。

因此最有效的三大關鍵就是：

（1）數字、（2）再現性、（3）可信賴的第三者意見

對方就是在找這些資料。因此只要這三項在開頭與後半出現的話，即可確知能增加對方的接受度。

另外，使用AI的Computer Vision這個功能，調查了「打動對方的資料」內的配色，結果發現投影片中使用的顏色數量偏少，平均為3.5種顏色，意思就是每張投影片大概只用了3色或4色。

配色的詳細使用方法會在第1章當中說明。

【COLUMN】　各公司PPT高手正在煩惱無法提升業績

如果沒有明確目的就投入工作，那絕對無法得到成果。

我在各地舉辦PPT製作講座時，不少聽眾都打算來學習各種程式功能，而且志在作出美輪美奐的投影片。其中也有非常厲害的人，對著我這個PPT負責人展現他花了七小時製作的精美資料。

像這類「PowerPoint高手」大多都隸屬業務部門，但當我一詢問他們：「你以那份提案資料獲得了多少業績呢？」多半都支吾其詞。

對於那些告訴我「周遭的人都非常稱讚我呢」的人，我也曾問過他們：「你是為了被稱讚而製作這份簡報嗎？」但他們卻回答：「只是做完之後被稱讚了……」

我會問這類問題，是因為我衷心希望大家是因為做出傲人業績而自豪，而不是做出精美的PPT這件事，畢竟他們是業務人員啊。

製作PPT資料的目的在於「讓對方照自己想的來做」，如果沒有回顧檢視究竟有沒有達到成果，就無法判斷「那份投影片是不是很棒」。

必須弄清楚為何要製作PPT這個步驟，並且「牢記在心」才是。

不這樣的話，製作PPT這件事情本身就會變成目的，這樣就無法達成原先的目標了。相信各位都不是為了製作資訊量大的PPT而熬夜到三更半夜，藉此獲得充實感吧。

我想，大家所追求的，是展現出成果的成就感。光靠著長時間的勞動與毅力，是無法獲得充實感的。

如果你的PPT資料是作為提案用，那麼只要對方接受該提案就算是成功了。

對方是什麼樣的人，又會如何決定事情等戰略，都必須先模擬一遍，盡可能地接近目標。換個說法就是，對一個想喝水的人來說，你端出多高級的咖啡，他都不會因此感到高興的。