思考更敏捷,說話更機智:史丹佛MBA必修溝通課
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商品編號:T0600040

思考更敏捷,說話更機智:史丹佛MBA必修溝通課

Think Faster, Talk Smarter: How to Speak Successfully When You're Put on the Spot
作者原文名 Matthew Abrahams
譯者 徐彩嫦
系列 NewBrain
出版日 2024-03-01
定價 $390
優惠價 79折 $308
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內容簡介

★史丹佛大學師生公認為「最會溝通」的講師,TED影片破3400萬觀看!
★一般說話書,教你怎麼開口說話,麥特教你,被問話時,不怯場、不慌亂又能脫穎而出的即興應對力!
★簡單6步驟,迅速思考,機智回應!即興演說、與人閒聊、商業提案、面試,甚至社群媒體發文……任何需要說話的場合,都能展現出高超又驚豔全場的表現!

★史丹佛大學榮譽退休教授/菲利普.金巴多、《紐約時報》得獎記者/查爾斯.杜希格、暢銷書《後悔的力量》作者/丹尼爾.品克、《零阻力改變》作者/凱蒂.米爾克曼、《幽默:面對人生與工作,你最需要的軟實力》作者/珍妮佛.艾克、娜歐米.拜格多納斯、影響力教父、《鋪梗力》作者/羅伯特.席爾迪尼、暢銷作家、《輕鬆駕馭意志力》作者/凱莉.麥高尼格、知名講師、《從我開始的關係功課》作者/小虎老師(羅鈞鴻)、GAS口語魅力培訓® 創辦人/王介安、出色溝通力教練/莊舒涵(卡姊)、《內在原力》系列作者、TMBA共同創辦人/愛瑞克、齊立文/《經理人》月刊總編輯、熱門課程「一談就贏」創辦人/鄭志豪——國內外名家專業推薦

客戶突然在會議上提出一個出乎意料的問題?
老師冷不防地在課堂上要你回答問題?
對即將到來的面試感到擔心?
在會議中害怕發言?
準備好對客戶簡報,投影機突然故障?
當這些需要溝通與表達的情況突然出現時,該怎麼應對自如且說得漂亮? 

我們常常在毫無準備的情況下,就必須和同事、主管、客戶、家人,甚至是陌生人說話,因為害怕、尷尬,甚至是焦慮,導致我們手心冒汗、講話結巴、「呃」「那個」「就是」不絕於口。

作者任教於史丹佛大學,他開設了一門即興溝通課程,大獲學生好評,因而成了史丹佛MBA的熱門課,本書就是這門課程的精華整理。
書中藉各種實際案例,教讀者如何應用6個好記好用的步驟流暢應答,在工作或面試中表現出色、提供有效反饋、與人進行閒聊,甚或是說服他人,在任何場合都能應對自如。

/////國內外名家大推/////

「本書為任何需要即興發言的人,提供確實可行的有效技巧。」——菲利普.金巴多/史丹佛大學榮譽退休教授

「讀了這本書,你將學會如何在各種對話場合來去自如,同時,這本書還提供了具科學根據的方法,讓你可以學會管控焦慮,並且在任何場合——從工作面試到突如其來的即興問答——都能從容應對,並說出動人的話。專業人士、教師、父母,或任何需要說話的人都非常適合讀這本書。」——查爾斯.杜希格/《紐約時報》得獎記者

「作者天賦異稟,能將複雜概念化為易懂又好實踐的簡單方法。如果你曾苦惱過要怎麼在對的時間說出對的話,這本書絕對必讀。」——丹尼爾.品克/暢銷書《後悔的力量》作者

「如果你想增進即興談話的技能,《思考更敏捷,說話更機智》就是你必讀的書。這本書以嚴謹的研究為基礎,再加上作者在史丹佛商學院教授溝通技巧的多年經驗,你將從中得到許多有用的建議。」——凱蒂.米爾克曼/《零阻力改變》作者

「在這本書中,麥特以風趣的文字寫出智慧的話語,引介科學的方法,並提供可行的見解,幫我們學習進行更好的溝通、建立更好的關係,而且讀起來很快樂。」——珍妮佛.艾克、娜歐米.拜格多納斯/《幽默:面對人生與工作,你最需要的軟實力》作者

「作者在書中教我們克服難以預期的說話挑戰,其中提供了非常有用且具體的建議。」——羅伯特.席爾迪尼/影響力教父、《鋪梗力》作者

「任何說話時會有壓力或自我懷疑的人,絕對必讀這本書。在這堂溝通大師課中,你將學會自信分享經驗並與他人建立連結。」——凱莉.麥高尼格/暢銷作家、《輕鬆駕馭意志力》作者

「能夠讓更多人領略溝通表達和思維之間的連結。」——王介安/GAS口語魅力培訓® 創辦人

「每位讀者都能因本書獲益,成為一個在不同場合都能掌握機會的表達和溝通高手!」——熱門課程「一談就贏」創辦人/鄭志豪

「這本書能帶你一步一步地將每塊拼圖都準備好,並且依據不同的場合,拼出各種不同的精采!」——知名講師、《從我開始的關係功課》作者/小虎老師(羅鈞鴻)

「此書提供有效的方法及實作練習,將解救許多口拙辭窮的人!」——愛瑞克/TMBA 共同創辦人、《內在原力》系列作者

「本書針對各式各樣的溝通情境,提供了經過科學驗證的方法論,以及許多實用的工具和技巧,讓你可以透過持續練習,未來在任何要說話的場合,非但能夠不失常、正常發揮,更可以超常表現。」——齊立文/《經理人》月刊總編輯

作者簡介
麥特.亞伯拉罕  Matthew Abrahams
因為名字是A開頭,從小幾乎都是第一個被點名說話,因而練就了超強的臨場反應。
身為TED Talk講者,同時也是溝通領域的頂尖專家,他在史丹佛大學商學研究所教授組織行為、溝通策略、簡報技巧相關課程,廣受歡迎,榮獲該學院校友頒發傑出教學獎;他也在史丹佛進修推廣教育學程教授公開演說與即興說話課程。
除了教學之外,亞伯拉罕也是受歡迎的演講者、溝通顧問及溝通教練。他幫助過無數講者準備重要場合的演說,例如首次公開募股的推廣演說、諾貝爾獎頒獎典禮致詞、TED 演講、世界經濟論壇演說等等。他的演說影片獲得百萬以上的觀看次數,他主持的 Podcast《思考敏捷,說話機智》不但具有高人氣,也曾得獎。
著有《說出自信與魅力:溝通和克服演說恐懼的50個技巧》,幫助許多讀者在簡報時克服焦慮,展現更多自信與真情。 

【譯者簡介】徐彩嫦
政治大學英國語文學系畢。現在每天與文字之靈合作,探索、傳達世界與人性的複雜。
歡迎賜教:itzelth936@protonmail.com

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得獎紀錄

★2024上半年
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規格

商品編號:T0600040
ISBN:9789861374390
EISBN:9789861374376
288頁,25開,中翻,平裝,單色
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電子書

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目錄

推薦序 理解思維與說話之間的關連,你會更快樂! 王介安
推薦序 成為一個在不同場合都能掌握機會的溝通高手 鄭志豪
各界推薦
前言 思考敏捷,說話機智 

第一部 「思考更敏捷,說話更機智」的方法

第一章 馴服焦慮小怪獸——冷靜
第二章 讓平庸更平庸——解放
第三章 注意你的思維模式——翻轉
第四章 站好!先別做任何事——傾聽
第五章 組織你的即興力——架構
第六章 即興談話中不能說的祕密——關注 

第二部 在特定場合說話更機智

應用一:認真閒聊
應用二:敬酒嗨起來!致詞和開場介紹都OK!
應用三:完美提案,不完美也沒關係
應用四:征服問答時間
應用五:回饋意見不搞砸
應用六:道歉的祕訣 

結語 現在,我們開始吧!
附錄一:特定場合用的架構
附錄二:提供新素材的網站

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前言 
思考敏捷,說話機智

「你怎麼想?」

我們或多或少都曾被這個看似無害的簡單問題突襲,在場的其他人等著我們回話,我們卻只能在沉默中尷尬著、焦慮著,甚至嚇得冷汗直流。

想像一下,當「你怎麼想?」出現在以下情境,你有什麼感覺? 

.在多人參加的視訊會議中,你想著午餐要吃的墨西哥捲餅,沒專心聽討論內容,這時老闆突然對你丟出問題。

.同事在會議中報告得亂七八糟,會議結束後,突然在電梯裡問你問題。

.某家厲害公司的管理層和部分團隊成員找你餐敘,順便跟你面試。用餐時,其中一位高階主管這麼問你。

.在大學的大班課堂上,有名的教授隨機點名你回答問題。

這種猝不及防的問題難免會令人為難、惶恐,但我們總想要回答得又快又清楚,最好還要有點風趣;更重要的是,我們不希望出醜丟臉。

所以老實說,如果有人問我們這類問題,我們想的其實是:可惡!叫到我了!

臨場發揮?還是火燒屁股?

在日常生活中,即使沒人刻意問我們怎麼想,還是常有即時談話的需求:參加婚宴時,朋友突然要你發表感言;登入視訊會議時,其他人都還沒上線,你必須獨自面對很想跟人聊天的執行長;在時尚奢華的雞尾酒會上,同事引介了有潛在合作機會的重要人士;完成一場正式演講後,主持人請你多留十五分鐘,回答現場觀眾的問題。

有時我們還會讓自己陷入險境,為了脫困,不得不隨機應變:尷尬失言後,你想挽救局面;展示重要產品的電子設備臨時出狀況,你必須用其他方式推銷;心情不佳時說了氣話,你只能設法道歉;有時腦袋打結,忽然想不起熟人的名字或原本想說的話。

很多人一想到要發揮臨場反應說話,往往會覺得很可怕。研究顯示,比起蟲子、站在高處、針尖、殭屍、幽靈、黑暗、小丑等事物,美國人更怕公開發表演說。正式的公開演講還可以事先準備;相形之下,無法事先準備,也不能依賴草稿或小抄的即興演說就更嚇人了。

即便是不太擔心公開演說的人,想到說錯話、沒回答好問題或是臨場反應失常的經驗,可能還是會耿耿於懷。為了拙於應付這些場合而氣餒,或是為了可能到來的即興談話機會而焦慮,都很正常,因為我們都希望說話時可以展現俐落的專業形象,能夠真情流露且對答順暢,但欠缺應對技巧和對話的不可預測性都可能讓我們的希望破滅。

聚光燈突襲的片刻

接下來我想請你做一件事:用平常慣用的方式在胸前交叉手臂,然後放下雙手,接著交換雙手交疊的順序,重做一次。感覺是否怪怪的?你可能有一瞬間不太確定手要怎麼擺、身體忽然無法跟思考同步,感覺很困惑、猶豫,甚至還有點驚慌。

這很像有人突然要你回應問題的感覺。你通常會知道自己的想法和想說的話,就如同你知道怎麼交叉手臂,可是換個場景之後,例如處於有壓力的社交場合,你可能就會感到惶恐、不知所措。這時你的戰或逃機制會啟動,心臟跳得很大聲、四肢發抖,可能還會出現我戲稱為「管線錯亂」的症狀——平時乾燥的手掌變得汗濕、潮濕的嘴巴變得乾燥。在努力讓自己回神的過程中,你可能會支支吾吾、欲語還休,也可能答非所問,或是盯著腳尖,手足無措地龜縮在位置上,只說得出「嗯」和「呃」。

你甚至可能會完全愣住。在二○一四年的消費電子展期間,《世界末日》和《變形金剛》系列導演麥可.貝在介紹代言產品時,提詞機出了狀況,不得不即興發揮;即使是他很熟悉的題目(也就是自己的電影),他還是幾乎說不出話來。結巴一陣後,迅速道歉下臺。當時一位電視播報員犀利點評:「這可能是導演繼《變形金剛:復仇之戰》之後,最令人尷尬、傻眼的表現。」

「我不擅長即興演講」

麥可.貝後來解釋那天的行為:「我想,現場演出不是我的強項。」很多人都會認為,未經任何準備就能即興演出,是因為本性喜歡或是有天分;有的人做得到,其他人卻沒辦法。我們會這麼告訴自己:「我本來就不是才思敏捷、口齒伶俐的人。」「我很害羞。」「我都用數字思考。」有的人甚至覺得,他們無法即興演講是因為智力不如人、資質低下。

有時,一起災難性事件就足以讓我們一輩子都以為自己不擅言辭。

珥瑪是一位六十多歲的圖書館員,她很希望能在孫女即將到來的婚禮上表達一些祝福,可是一想到要站在大家面前講話,她就背脊發涼。我問她為什麼這麼害怕,她回顧數十年前,一件高中時期的往事—有一次她回答完問題,老師公然在全班面前羞辱她:「我教書到現在,從沒聽過這麼蠢的爛答案。」

有了這次的經歷後,珥瑪不再主動積極參加聚會和社交場合。她的人生甚至因此有了重大轉折:她選擇成為研究型圖書館的館員,因為這個職位不太會有充滿壓力的無預警溝通。仔細想想,珥瑪的人生發展受到這麼大的局限,只因為她不想再次經歷即興演說的潰敗。

這個案例聽起來似乎很極端,但其實很多人都在做類似的事。過往的失敗讓我們清楚意識到自己無法對答如流,因此我們會害怕進行即興談話。一次失敗可能會連同後續經歷形成惡性循環:一緊張就會表現更差,結果讓我們更加緊張、癱瘓我們的回話能力,到了某個時間點,焦慮會變得難以承受。聽到腦中持續重複著「我做不到」,我們可能寧願縮在陰暗角落,也不敢說出心裡可能還不錯的想法,或可能有所貢獻的提議。於是上課時,我們會坐在教室後排,開會時坐在會議室最不起眼的角落,參加視訊會議時也關掉攝影機和麥克風,盡量避免引人注目。

無論是職場或日常生活,不懂得如何在毫無準備的情況下溝通,確實有可能衝擊職涯或人生發展。多年前,我在一家新創軟體公司上班,有一位同事——在此我們姑且叫他克里斯想出一個行銷主打產品的絕妙主意。如果要落實他的想法,公司必須大幅調整既有的商業策略,因此得先審慎評估。大家要求克里斯加以說明,也問了一些有難度的必要問題,他卻愣住了,慌亂地提供一些含糊的答案,說了半天都沒談到重點,完全無法打動主管和同事,以至於大家不再重視他的意見和專業,後來公司決定開除克里斯。半年後,公司採用了新人提出的主意,也就是克里斯當初提的主意。公司會改變,是因為新人在受到質問時可以清晰地表達想法,並說服團隊支持。

六步驟讓思考更敏捷,說話更機智

我寫這本書是想讓珥瑪、克里斯和任何不擅言辭的人知道:他們不必絕望。我還有一位拙於跟人互動的學生,名叫阿契娜。她剛搬到美國時,轉換了職業跑道,對自己很沒信心,總是盡量避免發言。她回想當時的情況:「我對自己很嚴苛。工作會議時,我會很焦慮、不敢說話。」後來她意識到沉默寡言會拖垮工作表現,害她錯失更好的職涯發展機會。

她開始學習、演練一系列談話方法和技巧,談話時總算可以變得比較放鬆、自在。隨著腦中批判的聲音轉弱,自信漸漸增強,她越來越不怕開口講話,或是參與任何需要即興談話的場合。不久後,她已經可以沉著地主持團隊工作會議。一位同事去世時,她甚至沒料到自己會願意在眾人面前致悼詞。

有的人天生比較外向、豪邁、反應敏捷、能言善道,可是就算沒有這些優勢,也不必用我們的不足之處來定義自己,或認為命運已定。能幫我們未經準備就流暢發言的,不是天賦,不是性格,而是面對這項挑戰的態度和做法。

很多人在即興社交互動中都覺得綁手綁腳、阻礙重重。有了這樣的預設立場,難免會戰戰兢兢,然後因為害怕而表現得不好。換句話說,造成阻礙的正是自己。如果能少給自己一些壓力,多練習一些有用的技巧,在任何意外的重要場合,都可以對答更流暢、言詞更動人。我們甚至有可能可以炒熱氣氛、「享受」當下。我想說的是,我們都可以學習怎麼思考更敏捷,說話更機智。

無論我們是否認為自己和藹可親、能說會道,這本書提供的「思考更敏捷,說話更機智」方法和應對不同情境的說話架構,都可以幫我們在談話中變得更自在、更有自信。

「思考更敏捷,說話更機智」方法有六個步驟:

一、先承認一件我們早就知道的事——所有形式的溝通都會令人困擾,即興談話尤其如此。我們必須創造一套屬於自己的焦慮管理方案,以便緩解緊張症狀。
二、好好反省自己的溝通方式,還有評判自己和他人的方式,將這些情況視為建立連結和合作的契機。
三、允許自己學習新思維,冒險嘗試新方法,把犯過的錯誤當成備而不用的方案。
四、傾聽他人的話(或是沒說出來的話),並聆聽自己的內在聲音和直覺。
五、利用敘事結構把想法變得更好懂、更簡潔、更吸引人。
六、運用簡潔易懂且能引起共鳴的說話風格,讓聽眾更容易專注於我們想傳達的內容。 

利用一些有效的技巧,我們可以很快就完成這六個步驟的某些部分。但如果想在充分的準備下應對任何即興談話,這六個步驟基本上都是我們必須長期培養的技能。很多人以為,只有天賦異稟的人才能隨時隨地對答如流,他們不是頭腦特別靈活,就是口才特別好。有的人確實有這些天分,然而即興談話的祕訣其實是「練習」和「準備」。只要肯投入時間、改掉舊習慣,刻意練習更多說話方式,我們都能成為口才更好的人。雖然聽起來很奇怪,但我們的確可以針對難以預期的談話場合有所準備,而且勤加練習某些技能可以讓我們更自在地表達想法、更充分地展現人格魅力。

學習任何新技能都一樣,最好先別給自己太多壓力。請記住,你需要一些時間才能練到隨時隨地都應答如流,別逼自己馬上就做到這種程度。你願意精進自己的說話技能,已經是一件可喜可賀的事。有些人根本沒想過要怎麼應對即興談話,有些想過的人則是不敢採取行動。你願意打開這本書,證明你不但有所覺察,也有勇氣改變。

學會從容即興談話需要耐心、決心、平常心,不過就像所有我教過的學生一樣,你會發現:這一切足以改變人生。

人生不是 TED 演講

當我們想到即興溝通,最常見的有害迷思之一是,「厲害、動人的說話者完全不會說錯話」。看看那些成功的 TED 演講者,完全不看小抄,自然地完成精湛的演講。還有蘋果的史蒂夫.賈伯斯、前美國總統夫人蜜雪兒.歐巴馬,他們總能以扣人心弦的話語迷倒廣大觀眾,並以此著稱。

事實上,TED 演講者多半有背稿,有時講稿還經過潤飾。至於賈伯斯和歐巴馬這類意見領袖,還會花費好幾個月排練、完善演說內容。我們往往會以為,這種經過規畫和優化的演說,跟平日時常出現的即興談話沒什麼兩樣,因此我們會用有稿演講的水準來評估自己的日常對話表現。這是不對的。與其要求自己像在演講時那樣完美說話,不如接納缺失,專心做好當下能做的事。訓練自己降低評判標準,可以減輕壓力,更有益於我們完成溝通目標。

其實,老是想著要「說對話」,只會增加說錯話的機率。如果一直想記起成功經驗,或固定用一種方式說話,我們很可能會因為心力都集中在回想做過的事,而忽略了當下應該要聆聽和觀察的事,結果反而沒能適切、真誠地回應眼前的情況。如此一來,我們便遠離了讓思考更敏捷、說話更機智的真正目標:好好做自己,把握當下與對話者的連結。

古典鋼琴家公開演奏蕭邦練習曲前,會先背下所有音符,以期在演出時有完美表現。但不可預測的談話比較像是爵士樂,我們要即興創作,並試著辨識周圍對話者的節奏,跟他們一起律動。想成為好的即興創作者兼談話者,得先拋開對溝通的成見,掌握一套新技能—快速、精準地接收周遭環境的信號;衡量聽眾的需求,根據這些需求調整表達方式;管理我們的恐懼,以免受控於恐懼。

我的意思不是說日常生活完全不需要規畫過或排練過的談話,其實正好相反。但我們當中有不少人已經學會這類溝通方式,甚至有點太擅長了,所以我們要平衡一下,好好練習即興談話。

學會新方法和新工具後,那些我們已經習慣的溝通方法和技巧,依然會保留在可應用的選項中,有必要時還是可以拿出來用。

容易被點名的好處

還記得因為老師惡評而跑去當圖書館員的珥瑪嗎?我正好有截然不同的成長經驗。我的姓氏是A開頭,這件很普通的小事造就了現在的我,讓我得以寫出這本書。原因是,很多老師和掌權者習慣用姓氏的字母排序點名,我往往是第一個被點到的人。我很清楚記得,從小到大只有兩次不是第一個被叫到名字(如果你好奇的話,另外兩個先被叫到的姓分別是亞伯特︹Abbott︺和艾比︹Abbey︺)。

因為總是第一個講話,我不會有機會參考其他人怎麼回答,通常也沒什麼時間準備。從小學開始,我就成為老是要即時回話的孩子。起初我覺得很煩,後來習慣了之後,就不再那麼拘謹,會嘗試用不同方式說話、搞笑來試探大家的反應。其他人似乎很慶幸在被叫到之前可以先聽到我的想法。

這些正向回應給我很大的鼓舞,於是我又做了更多嘗試,說話時越來越不緊張,也會抓住各種發言機會。到了高中,大家都認為我是喜歡先發表意見的外向者,有的人甚至覺得我很風趣幽默或魅力十足。所以,我真的生來就風趣幽默、魅力十足嗎?當然不是—問問我家孩子就知道。我只是在日常社交情境中有大量的即興經驗,持續操練久了,就習慣成自然。

我希望你也可以像我一樣,在即興談話的情境中變得自在又自信;而且你不必改姓氏也做得到。

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第五章 
組織你的即興力——架構

我們每個人都有另類的技能。有的人可以捲舌,有的人可以騎獨輪車,我的奇怪技能則是一邊講話一邊倒退走直線。這是大學時期擔任校園導覽員養成的能力。那時我急需用錢,而這是我所能找到的最高薪打工。日復一日,我帶著一群又一群家長和高中生走遍史丹佛大學校園,跟他們介紹重要景點,同時在後退時不踩到或撞到任何東西。

現在這個邊後退走路邊講話的技能已經很少用到了(畢竟現在大多數的溝通都靠網路進行)。不過當導覽員也讓我得到其他好處。比如,我學到了很多事,其中最重要、最有價值的是溝通架構的重要性。在三個月受訓期間,主管和前輩教的第一件事就是:「千萬別讓你帶的團走失。」為了確保這件事不會發生,主管教我幫參訪者設定期望,為他們提供清楚的路徑和指示。也就是說,他們教我用規畫好的方式帶導覽。

當導覽員教會我的事,也可以改變你準備演講或發表意見的思考方式。是的,你沒想錯:即興溝通確實可以事先準備。目前為止,我已經談了如何在即興談話時放鬆,如何因應當下的情況回應對話者,接下來我們還有其他準備可以做——你不必事先推演互動該怎麼進行,也不必背稿,只要設定一些限制並養成某些習慣,就可以在毫無準備的情況下,提高順暢溝通的機率。其中最重要的一步是思考說話架構怎麼安排。

開始帶導覽時,我不會只說:「嗨,我是麥特。我們走吧。」然後開始分享任何想到的資訊。相反的,我會先對參訪者說明一路上會看到哪些景點,以及我們不會去的地方。在這個過程中,我也會回答參訪者常問的問題,例如導覽會進行多久、中途會不會休息等等。

先讓參訪者了解行程,然後開始執行計畫,他們就會知道跟著我可以得到什麼資訊,心情會變得比較輕鬆,也會更專注聽我講解;如果參訪者不知道要期待什麼,他們的心裡就會一直對接下來會發生什麼事感到困惑。也就是說,在一開始就設定好期望,我和參訪者就可以更注意行程上的細節。

在不同情境表達想法時,如果一開始就有架構可以遵循,我們講起話來表現會好很多。如同帶導覽,有架構就能讓觀眾或對話者預期接下來的內容。回想一下,當你聽到一個人沒完沒了地講不停,或是看到一個人在文章中隨意東拉西扯,你會有什麼感覺?你能一直專心聽或讀下去嗎?他們想傳達的訊息清楚嗎?又或者你很快就失去耐心,開始注意別的事情,或直接放下不管?

很多人都覺得架構對正式演講很有幫助。因為我們有充裕的時間規畫內容,演講時,就能自然又有邏輯地論述想法。即興溝通卻像是另一種難打倒的怪物。如果有人突然關注我們,要我們說話,我們往往頂多只能保持冷靜,評估一下周遭人們的感受,說出不至於丟臉的話。要我們有更多即興表現,就像叫小孩開大車,怎麼可能有條理地表達自己、為周遭人設定期望呢?重點是,為什麼我們要使用架構呢?思考架構的時間可能會讓我們像在恍神,回起話來會很遲緩。

其實架構不會妨礙即興溝通,反而會讓溝通更順暢。最好的爵士樂手即興表演時,並不只是任意演奏腦中浮現的音符,他們會在約定俗成的音樂結構範圍內即興演奏。通常他們會學習經典樂曲的規律原則,以這些樂曲的旋律與和弦做為即興演奏的基礎架構。事先知道一首歌的結構,樂手就能利用基本和弦,參考範例歌曲的旋律,做出好聽的變化。有一個既定架構,能讓爵士樂手更容易即興作曲,因為他們可以用架構規則創作出具有新意又符合當下氛圍的作品。樂曲架構也可以引導聽眾,讓他們找出一個可依循的規律,使爵士樂聽起來不至於像一團噪音。

給自己的筆記:清單不是架構

當我跟客戶和演講觀眾提到架構時,有些人以為清單就是架構,只要把想說的話條列出來,架構就完成了。

請別誤會,我認為清單是好東西。當你要去超市購物,或想分類表現好跟不好的員工,列清單會很方便。但在即興溝通時,清單並不是成熟的架構,我們不會因為有清單就回答得更好,或傳達更有說服力的話語。清單就只是清單而已。

我將架構定義為「用邏輯串連想法的敘事方式或故事」,想法會因此組織成「開場」「中段」「結尾」。如果你在即興溝通場合只用清單,表示你不懂清單和架構的差異。國際演講協會的資深教學設計師蘇.史丹利也同意:「無論即興與否,架構是所有成功演講的重要原則。你必須讓說話內容有開場、中段、結尾;你必須知道要從哪裡開始,從哪裡結束。」

如果你把架構想成用規律串起不同元素的敘事線,你會發現架構無所不在。大多流行樂曲的架構都是常見的那幾種。其中一種是 ABABCB,以主歌開場(A段),接著到副歌(B段),回到不同歌詞的主歌(A段),再進行到副歌(B段),然後是過渡的橋段(C段),最後結束在副歌(B段)。蒂娜透娜、電臺司令、凱蒂佩芮等不同世代的暢銷金曲創作者都會用這個架構創作,而且整個架構很合理,有清楚的開場、中段、結尾。

電影、小說和其他文學作品也都有常見的架構。舉例來說,在西洋文學作品中,常見的公式是ABDCE:剛開始會描述行動(Action),接著會提供背景故事(Backstory),發展角色之間的衝突張力(Development),並持續增強角色衝突直到高潮段落(Climax),最後衝突解決(Ending)。讀這種架構的故事時,所有事件的發展看起來會很合理,不會有莫名其妙的事突然冒出來。

法律辯論則是常常會用 IRAC 架構。首先會討論議題(Issue),然後呈現相關的適用法條(Relevant legal rule),接著提出議題與相關法條的分析(Analysis),最後提出結論(Conclusion)。業務員則常以「問題—解決方案—優勢」架構來推銷產品。首先指出影響對話者的問題或痛點,然後介紹可解決問題的產品或服務,最後描述購買產品或服務後會得到的其他優勢。下次你看電視廣告時,可以留意一下概念的編排,很可能會發現「問題—解決方案—優勢」架構;在本書的第二部分將會有更多此架構的相關討論。

一位神學院的學生告訴我,許多神職人員的講道架構都是用「我、我們、祢、我們、我」。開場會描述個人正在面臨的困境(我),接著將這種困境歸結為所有人都會遇到的普遍化現象(我們),引用可以影響困境的神祇智慧或經書內容(祢),呼籲觀眾實踐神聖教誨(我們),最後解釋實踐教誨的行動或教誨本身會怎麼改變人生、解決原先的困境(我)。

讓他們一直聽下去

為什麼敘事結構對溝通會有這麼強大的影響力?身為演講者和溝通教練,我發現用特定架構安排演講至少有四個好處。

第一,如同前面提過的,將資訊安排成一個有邏輯的故事,可以「讓觀眾保持注意力和興趣」。敘事架構可以對觀眾預告內容的走向,串連不同想法或呈現想法的轉變。教育歷史學家大衛.拉伯瑞指出:「故事有種驅動力,會勾起人的興趣。要聽懂一個有邏輯的論點需要一些知識,還要花費心力思考,但如果你可以把論點編得像故事,人們可能會比較有興趣了解。」

當導覽員時,我發現如果沒讓參訪者了解景點之間有什麼關連,參訪者比較容易迷路,轉而四處遊蕩。因為無法連結看到的事物,他們的注意力會轉到自己好奇的事物,進而在那裡停留,或者因為無法確定會看到什麼而擔心,以致沒能專心跟著我走。即興談話情境也會發生同樣的情況。如果想法之間沒有清晰的連結,聽眾就會看手機,轉去跟其他朋友講話或睡著。

有的人會在切換想法時用「然後」和「所以」,但這並不能讓他們想傳達的資訊有效連結成有邏輯的敘事。為了遵循架構,我們會設法讓資訊之間的連結變得更明顯,而連接的方式往往是用一個句子。舉例來說,在「問題—解決方案—優勢」架構中,可能會有類似這樣的連接句:「現在我們已經知道要解決的問題是什麼了,那麼,請容我跟您介紹一個可以解決問題的簡單投資。」或「一旦我們開始使用這個解決方案投資,就可以節省成本和時間。」

最好、最有力的連接句通常會回顧前言,預示接下來會出現的內容,而且會完全符合我們一開始建立的大架構。請注意,即興談話時,我們不一定非得在一開始就直接說明整體架構,用比較婉轉的方式依然可以達到使用架構的好處。馬丁.路德.金恩博士的著名演講〈我有一個夢〉,有不少人認為是即興演講,其內容便是用「問題—解決方案—優勢」公式構成,但金恩博士從未對聽眾這麼說明。大家只聽到他靈活地切換類比和其他修辭方式,優雅地將想法組織成合理的敘事。

總之,無論你要說的話有多長、是否為即興談話,在一開始就給對話者某種路徑指示會是個好主意。用敘事架構來安排想說的話,即使在你突然受到矚目時,也能幫你更有效地整理想法。

增進記憶黏著度

在即興談話時,使用架構的第二個好處是,可以幫我們和對話者記得重要訊息。人類並不善於記憶,我們不太能一口氣記得七個以上的數字,更別提複雜的概念。大腦的設計會讓我們過濾掉大部分的體驗,只記得最重要的事情。有一位記者便曾寫道,遺忘「可能是大腦的預設模式」。我們傾向記得事件的梗概、忘光細節,科學家生動地形容這是「去蕪存菁」。

然而大腦的設計也會讓我們去尋找、享受、創造並記得有架構的敘事或故事。事實上,科學家將回溯過往事件的記憶稱為「情節」記憶,因為我們常會將資訊記成情節或故事。神經科學家大衛.伊葛門說:「大腦會創造故事來儲存重要的事。」為了形容故事的力量,伊葛門引用了《星際大戰》四部曲的最後場景:路克.天行者將炸彈丟進死星上的一個小洞,摧毀了死星。他說:「這就是故事對大腦的影響。故事像是一個小開口,我們會受小開口動搖,時而驚訝,時而歡笑,時而哭泣,我們會因此理解別人的觀點,或至少產生想理解的心情。當神經科學家說明人怎麼溝通、交流,他們在說的其實是故事的力量。」

當我們以有邏輯的方式將溝通內容組織成開場、中段、結尾,我們也在提示觀眾和自己應該怎麼注意和記得這些內容。一個關於學生課堂報告的研究發現,只有一些人會說故事,而大多數的同學都認為故事比統計數據更令人印象深刻。課後調查顯示,百分之六十三的學生記得報告中提到的故事,但只有百分之五的人記得和數據相關的內容。

故事除了有助於我們記得抽象的論點或想法,也可以連結情緒,讓我們更容易記得事情。史丹佛大學神經科學家法蘭克.隆戈以神經科學的角度研究敘事的力量,推論說:「如果我的故事可以激發你的情緒,你會記得比較清楚,也會覺得比較有趣。情緒可以刺激專注的腦迴路。如果我是說故事高手,我就會設法刺激你的注意力迴路和記憶迴路,有一部分的手段就是引發你的情緒反應。」比起清單,說故事更能創造情感連結,進而轉變聽眾——讓他們改變心意、安撫或提振他們的精神,促使他們採取行動。行為科學家珍妮佛.艾克表示:「最會說故事的人通常也能成為最會領導的人。」因為他們可以同時激發聽眾大腦中的理性和情緒反應。

由於架構有利於記憶,因此也會有利於散播溝通內容。雷蒙.納瑟是服務過許多科技圈名人的資深溝通顧問,經常幫創業家準備針對投資人的融資提案會議。在這些會議中,創業家必須介紹個人經歷和創業的背景故事。如果客戶只是列出一些不相干的事實,納瑟通常會建議改成有清楚開場、中段和結尾的敘事架構。他認為,他們的故事應該要強調一連串高潮迭起的事件,最後收束於充滿希望的結局。

納瑟解釋,採用敘事架構的最大好處之一是「有利於複述」。和創業家一起開會的投資人往往不見得是有最終決策權的人,這個人可能還要回公司跟團隊介紹創業家的提案。如果創業家能說一個好故事,聽的人就會記得比較牢,轉述起來更容易,其他人也會比較容易記住。納瑟表示,在聽故事的人不斷轉述後,「一個故事會漸漸變成神話,因為已經流傳了好幾個世代。」

最好的故事不只能傳遞資訊,還能賦予資訊激勵人心、啟迪智慧的意義。在這過程中,簡單的溝通會開始有自己的生命。誰不希望自己說的話有這種影響力?我就希望如此。

瑞士刀型架構

假如你臨時接到通知,在幾分鐘後要代打缺席的同事報告,你會怎麼做?莎拉.齋德勒是一家製造業上市公司的行銷經理,她就曾遇到這種情形。那時公司正在舉辦大型視訊會議,介紹即將上市的新產品,彙報新計畫的進度,宣布近期的併購案。莎拉是活動承辦人員,必須確保不同部門的同事都在會議中順利報告。有超過兩百名與會者正在收看,包括業務代表、子公司代表、設計師、各級主管和高層主管。

所有報告的人都會事先把投影片檔案寄給莎拉。有一位同事預告說因為有私人事務要處理,會晚幾分鐘上線,因此莎拉將這位同事的時段安排在會議後段。

到了會議當天,這位同事遲到了不只幾分鐘。莎拉緊張地注意著時鐘,快要輪到這位同事前,莎拉試著寄信、打電話提醒,可是沒有得到任何回應。

莎拉看了看同事的投影片檔案—同事打算報告最近正在進行的計畫,主要是某項即將上市的新產品,投影片內容大多用美觀的圖展現新產品的特色,文字說明得非常簡略。雖然莎拉對這項產品並沒有深入的了解,也不知道同事想在報告時主打哪幾項特色,但她還是很快決定要上場代打。

到了同事報告的時段,莎拉公布對方因為家中臨時有事無法參加,然後開始她的即興演出。莎拉說:「我深吸了一口氣,帶著自信,開始概略說明投影片裡介紹的產品。」雖然是即興演講,但她不是看著投影片亂講,而是採用了我教她的架構:「什麼―為什麼―怎麼辦」。

「什麼—為什麼—怎麼辦」是我最愛用的架構,因為簡單,而且適用於許多情境。開場時先介紹一個想法、主題、產品、服務或論點(什麼),然後解釋為什麼這個事物或想法對聽眾很重要或有影響(為什麼),最後呼籲聽眾利用方才得到的資訊,或是根據資訊採取行動等等(怎麼辦)。

在任何你想得到的即興談話場合,「什麼—為什麼—怎麼辦」都能發揮作用,無論是在工作面試時回答問題,或是給朋友意見回饋。如果你仔細回顧這個章節,就會發現我就是用「什麼—為什麼—怎麼辦」展開論述。簡短開場後,我首先描述了架構的定義(什麼),然後談了使用架構的好處(為什麼),現在我正在談論大家關切的問題:要怎麼在即興談話中使用架構(怎麼辦)。我認為「什麼—為什麼—怎麼辦」是說話架構中的多功能瑞士刀,如果你的時間有限,只能學習、記得一種架構,就選這種吧!

莎拉使用這個架構的方式是,先根據同事投影片提供新產品的基本資訊和特色,然後說明這些特色和好處有什麼重要,最後說明大家接下來需要做什麼,好讓產品成功上市。多虧了這個架構,她在說話時得以保持專注和自信,同時也注意讓氣在每一句話結束時用完,避免結巴或說出填充詞。「我集中所有精神,表現出自信和謙恭的樣子,不停地把話講出來。大家都知道我不是專門負責這些項目的人,但他們很慶幸能聽到一些相關的新消息,並對此表示感激。」會議結束後,公司高層主管很讚賞莎拉,說她報告得很好,而且幫了大忙。因為有莎拉的報告,原本要報告的同事在歸隊後也得到了工作方面的肯定。

經典的常用架構:

一、什麼―為什麼―怎麼辦:
介紹主題,說明重要性,實際的應用行動。

二、論點―原因―例子―論點:
提出論點,敘述支持的理由,提供相關例子,再次強調論點作結。

三、問題―解決方案―優勢:
說明問題,提出解決方案,最後討論解決方案帶來的利益。

四、比較―對比―結論:
做比較時,先談相似的地方,再談差異,最後提出結論。

五、情境―任務―行動―結果:
描述一個事件或敘述一個情境,討論面臨的挑戰及應對方法,最後說明分析結果。

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